Il Segretario generale è nominato dal Comitato direttivo tra i suoi membri e dura in carica due anni. Con la collaborazione del Gruppo di programmazione si occupa di coordinare ed attuare le decisioni del CD e l'attività dell'Archivio, segue l'incremento del patrimonio dell'archivio e l'utilizzo dei materiali per scopi politico-culturali,
stipula accordi e convenzioni, prepara i bilanci preventivi e consuntivi da presentare al CD, sostituisce il presidente in sua assenza.
La sottoserie conserva i fascicoli annuali con la corrispondenza in entrata e uscita e un registro di protocollo (1986-89). Si tratta della corrispondenza tra la Segreteria generale e i soci, registi, associazioni e istituti culturali, emittenti televisive e case di produzione, amministrazioni locali e enti statali, partiti politici e sindacati, case editrici e giornali, archivi e cineteche, italiani ed esteri, per la promozione dell'Archivio, delle sue attività e delle produzioni dell'Unitelefilm e dell'Archivio, la partecipazione a festival e rassegne, progetti e richieste/ricerche di materiali, ma anche pagamenti di fatture a fornitori, richieste di contributi, ecc. Nel fascicolo del 1986 si conservano due numeri della rivista «ND4 notizie denuclearizzate» del Centro italiano Bertrand Russell. Nel fascicolo del 1987 si conserva una "Lettera aperta degli autori, critici, lavoratori e tutte le forze culturali e creative del cinema italiano" del 28 maggio 1987, l'elenco delle produzioni dell'emittente cilena Teleanalisis dal 1984-1987 e una lettera dell'Archivio del 30 novembre 1987 in riferimento all'elenco dei materiali audiovisivi della Federazione PCI di Bologna (allegato); in quello del 1988 un accordo dell'8 luglio 1988 con la Fonit Cetra per la distribuzione e vendita del film "Berlinguer: la sua stagione" e materiali sulla e della Radio Venceremos (El Salvador).